Apriamo il nostro blog con un tema molto discusso in questo periodo. Quali possono essere i vantaggi per una coppia, nello scegliere di affidare il coordinamento della giornata del matrimonio ad una figura professionale piuttosto che ad un’amica o ad un fornitore?
Facciamo innanzitutto una premessa, spiegandovi chi è il “Wedding day Coordinator” e di cosa si occupa nello specifico. In molti ne hanno già sentito parlare e sanno in cosa consiste il suo lavoro. Confrontandoci però continuamente con molte coppie e con altrettanti fornitori, molto spesso in realtà non si conosce abbastanza bene di cosa si occupa questa figura.
Per dare una definizione semplificata, il wedding day coordinator è quel professionista che il giorno del matrimonio coordina tutti i fornitori scelti dalla coppia per la realizzazione del loro matrimonio. Leggendo questa spiegazione veloce potrebbe risultare tutto piuttosto semplice. In realtà però il lavoro del “wedding day coordinator” è tutt’altro che facile. Servono esperienza specifica delle dinamiche di un matrimonio, grande professionalità e ottime doti di problem solving, qualità che se ben analizzate possono far capire quanto può essere importante un ruolo come questo.
Non tutti si possono improvvisare nello svolgere un incarico di questo tipo. Generalmente chi se ne occupa è esperto nell’organizzazione e gestione di matrimoni. Molti wedding planner offrono un servizio di “Day coordinator”, anche se in realtà pochi lo prevedono come servizio a parte e diviso dal più ampio servizio di wedding planning.
Ora però cerchiamo di vedere insieme in maniera specifica di cosa si occupa.
- Solitamente almeno un mese prima del matrimonio, il “Wedding coordinator” effettua un incontro di briefing con la coppia, per capire lo “stato dell’arte” del processo organizzativo e per ricevere informazioni dettagliate sui fornitori scelti, sullo stile, sui dettagli logistici e gli orari predefiniti. E’ fondamentale che vengano acquisite quante più informazioni possibili.
- Successivamente il professionista prende contatto con i fornitori e fissa un sopralluogo con loro e con la coppia direttamente in location. Insieme vedranno gli spazi definiti precedentemente e ripercorreranno insieme la time line dell’evento. Questa verifica servirà anche per rivedere il “Piano B” in caso di maltempo non previsto e per identificare anche eventuali criticità non considerate prima.
- Durante il periodo che precede il matrimonio, il wedding coordinator stilerà un documento di briefing che comprenderà tutti i dettagli relativi alla pianificazione prevista dalla coppia. Al suo interno tutti i dettagli sugli orari utili per i fornitori e per gli sposi, la logistica, gli ospiti confermati, la suddivisione dei tavoli, le variazioni alimentari e molto altro. Sono davvero tanti i dettagli che si dovranno considerare, comunicare e gestire.
- Inoltre, il Day coordinator darà supporto per la gestione del pagamento del saldo dei servizi ai vari fornitori. Un aspetto che spesso genera ansia nel periodo che precede il matrimonio, dati i tempi concitati e le tante incombenze che la coppia deve affrontare.
- Il giorno del matrimonio sarà poi il primo ad arrivare in location con il suo staff per accogliere i fornitori e per “dirigere il traffico”. Molto spesso ci sono location dalla logistica complessa, che necessitano sicuramente di un aiuto in più nella gestione dello scarico dei materiali e del flusso di persone coinvolte nella preparazione degli allestimenti. Il più delle volte i fornitori non si conoscono tra loro e non hanno mai lavorato insieme. Questa situazione può far emergere delle criticità dovute alla mancanza di conoscenza reciproca e a volte, ci sentiamo di dirlo, di poca collaborazione tra gli operatori. Chi coordinerà la giornata avrà il ruolo fondamentale di “collante” tra i vari professionisti e sarà determinante in certe situazioni che potrebbero risultare “delicate” e sfociare in momenti di tensione a discapito della buona riuscita della giornata.
- Il Day coordinator verificherà inoltre che tutto proceda per il meglio durante i preparativi della coppia. I più strutturati potranno assegnare un’assistente alla futura sposa, in modo che possa essere seguita e supportata in ogni momento della preparazione, fino al momento in cui salirà in auto per raggiungere il luogo della cerimonia. Ad accoglierla poi ci sarà il wedding coordinator che avrà gestito i momenti precedenti al suo arrivo, compreso l’ingresso degli ospiti e dello sposo. A seguire si recherà in location per verificare gli ultimi preparativi e prepararsi all’accoglienza degli ospiti. Durante il ricevimento sarà figura fondamentale per il rispetto del timing dell’evento, verificando che tutto scorra come è stato definito precedentemente. Cosa farà nello specifico magari ve lo racconteremo in uno dei nostri prossimi articoli del blog.
- Fondamentale in tutto questo sarà la stesura di una timeline precisa e oggettiva, che possa permettere di vivere una giornata densa di emozioni in piena tranquillità. Ovviamente il timing sarà condiviso con tutti i fornitori e sarà il “day coordinator” a far in modo che non avvengano ritardi o che siano dimenticati momenti importanti come il lancio del bouquet o la consegna delle bomboniere (già…avviene anche questo a volte!). E se anche dovessero accumularsi dei ritardi, saprà proporre soluzioni alternative in accordo con tutti i fornitori, affinchè gli sposi possano vivere intensamente e come hanno desiderato ogni singolo momento del loro grande giorno.
In questo momento storico e purtroppo a causa del Covid-19, moltissime coppie che avevano previsto il loro matrimonio quest’anno, hanno subìto un enorme stress dovuto allo spostamento del loro evento al 2021. Chi non ha avuto la wedding planner è stato sicuramente svantaggiato e sottoposto a pressione da più punti di vista. Sono state tante le difficoltà dovute agli spostamenti. Per questo motivo, suggeriamo di valutare un servizio di “Day coordinator” per alleviare almeno le incombenze del coordinamento della giornata. Potrebbe essere un gran regalo che vi fate per ripagarvi delle notti insonni e per le tante energie che avete impiegato per gestire questo periodo.
