Lo sapevi che quando si inizia a pianificare un matrimonio si possono commettere degli errori che potrebbero compromettere l’esito del vostro giorno importante o quanto meno che potrebbero mettervi in serie difficoltà durante l’organizzazione?
In questo articolo ti raccontiamo quali sono gli 8 errori più comuni commessi da molte coppie, constatati direttamente in questi anni da wedding planner, e ti diamo qualche consiglio per cercare di evitarli.
Finalmente avete deciso di sposarvi. Non stai nella pelle e inizi a fantasticare su come sarà uno dei giorni più belli della vita. Non avete valutato se avvalervi di un aiuto nella pianificazione, quello che vi preme è cercare immediatamente la location dei vostri sogni e prenotare un appuntamento in atelier. Iniziate anche a contattare circa 15 catering e a richiedere offerte qua e la come non se non ci fosse un domani. Sembrate trottole impazzite, mosse dalla voglia di prenotare i servizi che andranno a comporre il vostro matrimonio.
Dopo la prima settimana e dopo la centesima email inviata probabilmente inizierete a non capirvi più, a sentirvi spaesati e a prendere qualche decisione affrettata.
In questi anni ne abbiamo viste molte di situazioni di questo tipo e possiamo assicurarti che quello che abbiamo descritto succede a molte coppie. Spesso arrivano da noi quando hanno già bloccato alcuni fornitori e si rendono probabilmente conto di aver sbagliato qualcosa.
L’entusiasmo per il nuovo progetto e le “scelte di pancia” potrebbero infatti a volte prendere il sopravvento e il rischio di fare delle scelte azzardate è dietro l’angolo. Spesso purtroppo si fanno scelte sbagliate che potrebbero compromettere i lunghi mesi di preparazione e soprattutto l’esito della giornata.
Ma vediamo insieme quali sono secondo la nostra esperienza gli errori più comuni che compiono molte coppie.
#1 Selezionare la location senza prima aver fatto delle valide valutazioni
Questo è uno degli errori più comuni: scegliere la location sbagliata. Cosa può significare scegliere un posto che prevede un trasferimento superiore all’ora di auto o che non ha un’adeguata capacità per accogliere tutti i vostri invitati – in tempi di COVID questa valutazione è ancora più importante – o con un piano B precario o addirittura inesistente in caso di diluvio da mattina a sera? La scelta della location è difficile, lo sappiamo, ma ricordate che ci deve essere molta razionalità nella scelta ed è necessaria una valutazione che comprende numerose variabili.
#2 Non avere in mente un budget di spesa
Altro errore che la maggior parte delle coppie compie, soprattutto in fase iniziale, è quello di non aver definito un budget di spesa, cioè non aver valutato con attenzione quante risorse destinare all’organizzazione del proprio matrimonio.
Non aver predisposto un budget potrebbe causare non pochi problemi, soprattutto a metà dell’opera, quando tirando le somme, vi potreste accorgere che avete speso più del previsto, con il problema fondamentale di non avere più disponibilità per avvalervi di alcuni servizi per voi importanti e costringendovi a fare delle scelte sofferte. Addio al servizio video che tanto desideravate oppure alla band che avreste voluto che suonasse durante l’aperitivo.
Ecco perché è così importante preparare un budget dettagliato da tenere come guida e da revisionare sistematicamente. Solo così avrete il controllo delle vostre spese. Scegliere i fornitori prima di avere bene in mente il vostro budget di spesa, potrebbe rivelarsi un grave problema e mettervi in difficoltà.
#3 Non stilare una lista delle priorità
Collegandoci al punto precedente, non aver fatto la vostra lista delle priorità non potrà consentirvi di capire come ripartire le vostre risorse. Fate quindi la vostra lista dei preferiti, iniziate da qui. Vi sarà molto utile nel caso in cui doveste fare delle scelte o delle valutazioni durante la pianificazione.
#4 Accettare le offerte più basse
Vi siete trovati di fronte a tre preventivi per il servizio fotografico. Uno di questi in particolare è davvero basso rispetto agli altri due. Eppure, dai servizi offerti, sembrerebbe proprio che si equivalgano. Vi siete chiesti come mai?
In prima battuta potrebbe trattarsi di un “non professionista”, qualcuno alle prime armi che svolge il lavoro di fotografo nei ritagli di tempo e per arrotondare, oppure qualcuno che non è specializzato in matrimoni ma avete saputo essere bravissimo perché ha scattato il catalogo dell’azienda del vostro amico. Sia chiaro, non stiamo mettendo in dubbio la bravura di questi due ipotetici fotografi. Vogliamo solo portarvi a capire che se doveste ricevere un preventivo troppo basso, forse potrebbero esserci dei motivi importanti. Potreste essere di fronte ad un servizio non fornito da professionisti del settore matrimoni oppure, pensando ad altri tipologie di servizio, potrebbero esserci dei “prezzi nascosti” che si farebbero notare solo alla fine, con la presentazione del conto. State attenti!
Molto spesso dietro a costi troppo bassi si nascondono delle brutte sorprese e potreste accorgervene solamente il giorno del matrimonio, quando ormai è troppo tardi per rimediare.
#5 Non creare una timeline della giornata
Scrivere nero su bianco cosa succederà, con il relativo orario, concordando con ogni fornitore tutti gli step della giornata, può sembrarti superfluo? Errore madornale.
I fornitori che compongono il tuo evento hanno la necessità di sapere come si articolerà la giornata.
Ecco, quindi, che la timeline dovrà essere ragionata e ragionevole. Non si dovranno ipotizzare orari a caso, ma dovranno essere pensati bene i tempi dell’evento, considerando anche eventuali ritardi e imprevisti. E soprattutto ricordate che la timeline dovrà essere condivisa con tutti.
#6 Pensare che non serva coordinare fra loro i fornitori
A volte capita che alcuni fornitori come il proprietario della location o il catering, tranquillizzino futuri sposi dicendo che quel giorno saranno loro a fare in modo che tutto scorra come è stato sognato.
Ma siete davvero sicuri che un location manager o un responsabile catering sia in grado di assolvere a pieno la funzione?
Sia chiaro anche qui, non intendiamo sminuire il ruolo di tali figure che anzi, riteniamo fondamentali, ma crediamo che ognuno abbia specifici compiti da svolgere e il coordinamento spetta sicuramente a qualcun altro. Partiamo anche da una considerazione importante. Il titolare della location o del catering non potrà ad esempio seguire uno dei momenti fondamentali e sicuramente più concitati della giornata. A cosa ci riferiamo? Alla vostra preparazione e al pre e al post cerimonia.
E in location avranno tempo e l’accortezza di fare in modo che si crei armonia tra il team lavoro, anche tra professionisti che non si conoscono tra loro? Conosciamo gestori di location e di catering molto bravi e sensibili a questo tema, ma vi assicuriamo che si tratta di mosche bianche, molto difficili da incontrare. Non trascurate quindi questo aspetto.
#7 Chiedere aiuto ad una parente o alla migliore amica
Lo abbiamo messo quasi alla fine della nostra lista ma non perché non sia importante. Questo è infatti uno degli errori più comuni che una coppia commette. Già, perché molto spesso capita che, sempre grazie all’enorme entusiasmo iniziale, si decida di coinvolgere alcune persone care nell’organizzazione e nella gestione del matrimonio, assegnando dei veri e propri compiti durante l’evento. Insomma, la zia potrebbe diventare un’assistente wedding planner e il cugino calarsi nel ruolo di day coordinator. I designati potrebbero non essere in grado di dirvi di no e per l’affetto che provano per voi, accetterebbero di dedicarsi completamente alla causa, affiancandovi passo dopo passo.
Ma siete proprio sicuri che sia la scelta giusta da fare?
Pensateci bene. State trasferendo una grandissima responsabilità a delle persone che non sono del mestiere e che per giunta, sono molto coinvolte emotivamente. Se qualcosa andasse storto, quali sarebbero le reazioni e le conseguenze all’interno della famiglia? E aspetto ugualmente importante, non meritano anche loro di godere come voi della giornata in piena spensieratezza?
#8 Pensare che il servizio di wedding planning sia superfluo
Pensare di poter fare da soli, quando si ha un matrimonio da organizzare con un lavoro molto impegnativo, poco tempo a disposizione e magari anche con due figli piccoli, potrebbe rivelarsi come un’impresa molto stressante. Se avete pensato che una wedding planner possa essere superflua o facilmente sostituibile dalla zia, ci dispiace dirvelo ma vi sbagliate.
Una wedding planner professionista serve ad evitare tutti gli errori che abbiamo sopra descritto e molti altri che per non farvi venire il mal di testa, non abbiamo riportato in questo articolo, ma che si insidiano puntualmente quando non si ha l’esperienza per organizzare un evento così importante come un matrimonio.
Una wedding planner professionista conosce e valuta ogni singolo aspetto organizzativo e sa prevedere anche possibili situazioni e scenari. È colei che vi offre i migliori fornitori adatti al vostro matrimonio e vi rassicura nelle scelte. Una persona che può portare un grande valore aggiunto alla pianificazione e all’immagine dell’evento. E se siete tra quelli che hanno già iniziato un percorso di pianificazione ma vi siete resi conto che forse qualche errore è stato fatto, non abbiate timore e cercate aiuto. Il nostro servizio di wedding planning e design può essere modulato e personalizzato a seconda delle vostre esigenze. Se vuoi capire cosa possiamo fare per te, contattaci subito per fissare una video call conoscitiva, compilando questo form
E non perderti l’articolo della prossima settimana.
Sono in arrivo altri errori tipici che molte coppie commettono, questa volta però relativamente al design del matrimonio.
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